Prozesse automatisieren: Auswahlmatrix für den ersten Anwendungsfall
Von Kevin Kröger, Geschäftsführer, Software und PlattformbetriebEin guter erster Automatisierungsfall kommt häufig vor, folgt überwiegend klaren Regeln, besitzt verlässliche Eingaben, hat eine prüfbare Ausgabe und begrenzte Fehlerfolgen. Nutzen, Ausnahmequote, Integrationsaufwand und Betriebsverantwortung sollten gemeinsam bewertet werden.
Welche Kriterien gehören in die Auswahlmatrix?
Bewerte Häufigkeit, heutige Bearbeitungszeit, Standardisierbarkeit, Datenqualität, Anzahl der Ausnahmen, Fehlerfolgen und notwendige Systemzugriffe. Ein hoher Zeitaufwand allein macht einen Prozess noch nicht geeignet. Viele unklare Entscheidungen oder schlechte Eingangsdaten können den Automatisierungsaufwand stärker erhöhen als der sichtbare manuelle Schritt.
Wie wird Nutzen ohne erfundene Einsparung gemessen?
Erfasse vorab Fallzahl, Durchlaufzeit, Nacharbeit und typische Fehler mit einem klaren Zeitraum. Definiere danach ein Erfolgssignal, etwa weniger Übertragungsfehler oder eine kürzere Zeit bis zur fachlichen Prüfung. Verwende keine pauschale Prozentzahl. Der Pilot muss gegen den tatsächlichen Ausgangswert und einschließlich menschlicher Kontrolle gemessen werden.
Wann sollte der Anwendungsfall zurückgestellt werden?
Stelle ihn zurück, wenn Eigentümer, Regeln, Datenzugriff oder Fehlerbehandlung ungeklärt sind. Gleiches gilt, wenn eine seltene Ausnahme gravierende Folgen hat und nicht sicher erkannt wird. Häufig ist es sinnvoll, zuerst den Prozess zu vereinfachen oder Datenqualität zu verbessern. Software- und KI-Komponenten werden erst danach passend zur verbleibenden Aufgabe gewählt.
Quellen und Grundlage
Zentrale Aussagen dieses Beitrags wurden anhand der folgenden Primärquellen geprüft.
Häufige Fragen
- Sollte der zeitaufwendigste Prozess zuerst automatisiert werden?
- Nicht automatisch. Ein etwas kleinerer, klarer und messbarer Ablauf kann schneller belastbare Erkenntnisse liefern und weniger Betriebsrisiko erzeugen.
- Braucht Prozessautomatisierung immer KI?
- Nein. Klare Regeln, Schnittstellen und klassische Software sind häufig berechenbarer. KI ist sinnvoll, wenn unstrukturierte Eingaben oder sprachliche Bewertung eine begrenzte, messbare Rolle spielen.